Cloud-Anbieter im Überblick: Sicherheit und Datenschutz

Zuerst den eigenen Einsatz festlegen

Für den Austausch einzelner Fotos gelten andere Anforderungen als für vertrauliche Geschäftsunterlagen. Schreiben Sie auf, welche Daten Sie speichern, mit wem Sie diese teilen und auf welchen Geräten Sie darauf zugreifen möchten.

OneDrive, Google Drive, iCloud und Dropbox sind bekannte Beispiele für verschiedene Ökosysteme. Eine bestehende Nutzung kann den Alltag vereinfachen; sie ersetzt aber keine Prüfung des konkreten Tarifs und seiner Funktionen. Dieser Überblick kürt deshalb keinen pauschal „sichersten“ Anbieter.

Prüfen Sie vor einer Entscheidung auch, ob ein vollständiger Export möglich ist. Die Daten sollten nicht nur bequem hinein-, sondern auch wieder herauskommen.

Bei Verschlüsselung genauer nachfragen

Transportverschlüsselung schützt den Weg zwischen Gerät und Dienst. Eine Verschlüsselung auf dem Server ist eine weitere Ebene. Entscheidend bleibt, wer die Schlüssel besitzt und unter welchen Umständen Inhalte entschlüsselt werden können.

Bei Ende-zu-Ende-Verschlüsselung beziehungsweise einer eigenen Verschlüsselung vor dem Upload können sich Schutz und Bedienung verändern. Prüfen Sie, ob Vorschauen, gemeinsame Bearbeitung und Wiederherstellung noch wie gewünscht funktionieren.

Wer selbst den einzigen Schlüssel verwahrt, übernimmt auch Verantwortung für dessen Sicherung. Ein verlorenes Passwort oder ein verlorener Wiederherstellungsschlüssel kann den Zugriff dauerhaft verhindern. Lesen Sie hierzu die Dokumentation des konkreten Dienstes.

Freigaben und Anmeldung im kleinen Test prüfen

Legen Sie einen Testordner ohne persönliche Daten an. Teilen Sie ihn mit einer eigenen zweiten Adresse oder einer eingeweihten Person. Prüfen Sie: Wird eine Anmeldung verlangt? Kann nur gelesen oder auch bearbeitet werden? Lässt sich die Freigabe wieder entziehen?

Bevorzugen Sie gezielte Einladungen, wenn nur bestimmte Personen Zugriff brauchen. Ein öffentlicher Link kann weitergegeben werden. Zeitlimits und Kennwortschutz hängen vom Dienst und Tarif ab.

Aktivieren Sie eine zusätzliche Anmeldebestätigung, soweit angeboten, und bewahren Sie Wiederherstellungsmöglichkeiten sicher auf. Prüfen Sie auch, welche alten Geräte noch Zugriff haben.

Synchronisierung und Backup getrennt planen

Synchronisierung hält Dateistände auf mehreren Geräten zusammen. Wenn Sie eine Datei löschen oder beschädigen, kann sich diese Änderung ebenfalls verteilen. Deshalb ist ein synchronisierter Ordner nicht automatisch eine unabhängige Sicherung.

Testen Sie mit einer unwichtigen Datei Papierkorb und Versionsverlauf. Notieren Sie Aufbewahrungsfristen, Grenzen und den Wiederherstellungsweg. Verlassen Sie sich nicht auf eine Funktion, die Sie im konkreten Tarif noch nie gesehen haben.

Erstellen Sie zusätzlich eine getrennte Sicherung wichtiger Daten. Prüfen Sie dabei, ob Dateien tatsächlich lokal vorliegen oder lediglich als Platzhalter angezeigt werden.

Eine nachvollziehbare Auswahl treffen

Vergleichen Sie nicht nur den Speicherpreis. Berücksichtigen Sie Gerätekompatibilität, Support, Export, Freigaben, Wiederherstellung und die verständliche Beschreibung der Datenverarbeitung. Bei geschäftlichen Daten muss die zuständige Stelle auch die vertraglichen und datenschutzrechtlichen Anforderungen prüfen.

Unsere Datensicherung hilft bei der technischen Planung. Für bestehende Synchronisationsprobleme gibt es gezielte Hinweise zu OneDrive, Google Drive und Dropbox.

Praxistest: Eine Freigabe wieder zurücknehmen

Erstellen Sie einen Testordner mit einer neutralen Textdatei und geben Sie ihn gezielt für eine eigene zweite Adresse oder eine eingeweihte Person frei. Prüfen Sie aus deren Sicht, ob nur gelesen oder auch bearbeitet werden darf. Ein Test im bereits angemeldeten Eigentümerkonto zeigt diese Grenze nicht zuverlässig.

Entziehen Sie die Freigabe anschließend und lassen Sie den Zugriff erneut prüfen. Unterscheiden Sie dabei Zugriff auf die Online-Datei und bereits heruntergeladene Kopien. Eine gespeicherte Kopie auf einem fremden Gerät verschwindet nicht automatisch, weil der Freigabelink später deaktiviert wird. Für vertrauliche Unterlagen muss daher schon vor dem Teilen klar sein, wer sie erhalten soll.

Ergänzen Sie einen zweiten Test mit einer unwichtigen Datei: Ändern Sie einen Satz und prüfen Sie den angebotenen Versionsverlauf. Stellen Sie die ältere Fassung wieder her und öffnen Sie das Ergebnis. Notieren Sie die im konkreten Tarif sichtbaren Grenzen. Für die unabhängige Sicherung des Computers bietet der Windows-Backup-Plan einen ergänzenden Ablauf mit externer Kopie und Wiederherstellungsprobe.

Für gemeinsam genutzte Ordner lohnt sich eine Rollenübersicht. Wer soll lesen, wer bearbeiten und wer weitere Personen einladen dürfen? Beginnen Sie mit der kleinsten für die Aufgabe nötigen Freigabe. Lassen Sie eine beteiligte Person den Zugriff bestätigen. Entfernen Sie anschließend die Testfreigabe und prüfen Sie, ob der Entzug wie erwartet wirkt.

Ein Anbieterwechsel sollte außerdem einen Rückweg haben. Laden Sie den Testbestand wieder herunter und öffnen Sie die Dateien außerhalb der Cloudanwendung. Prüfen Sie, ob Ordnernamen, Dateiformate und benötigte Zusatzinformationen erhalten bleiben. Bei speziellen Onlineformaten kann ein Export in ein anderes Format erforderlich sein; kontrollieren Sie dabei Darstellung und Bearbeitbarkeit.

Notieren Sie schließlich, welche Funktionen für Ihre Auswahl ausschlaggebend waren. So können Sie spätere Tarifänderungen oder neue Anforderungen besser bewerten. Wenn ein Dienst zwar viele Funktionen anbietet, Sie aber weder Freigaben noch Wiederherstellung sicher bedienen können, passt der Ablauf noch nicht zu Ihrem Bedarf. Für besonders wichtige Dateien sollte mindestens eine unabhängige Sicherung samt geprüftem Zugriff bestehen. Die Auswahl eines Cloud-Anbieters ist damit nicht nur eine Produktentscheidung, sondern auch die Festlegung eines verständlichen Arbeitsablaufs. Ein kurzer dokumentierter Test bringt hier mehr Klarheit als ein pauschales Sicherheitsversprechen.

Häufige Fragen