Wie E-Fax traditionelle Faxgeräte ersetzen kann

Was sich beim Online-Fax tatsächlich ändert

Sie laden ein Dokument bei einem Faxdienst hoch oder nutzen eine dafür vorgesehene Anwendung. Der Dienst übermittelt es an die Faxnummer des Empfängers. Eingehende Faxe werden je nach Angebot als PDF bereitgestellt.

Ein Beispiel ist das Webfax von sipgate: Der Anbieter beschreibt PDF-Versand über das Konto und eingehende Dokumente in der Ereignisliste. Daraus folgt keine Empfehlung für einen bestimmten Tarif. Funktionen, Limits und Preise müssen vor Vertragsabschluss aktuell geprüft werden.

Eine normale E-Mail mit einem PDF-Anhang ist dagegen noch kein Fax. Beide Wege können ein Dokument transportieren, nutzen aber unterschiedliche Adressen und Abläufe.

Vor der Anbieterwahl sechs Fragen klären

• Brauchen Sie nur Versand oder auch eine eigene Empfangsnummer?
• Wie viele Seiten fallen ungefähr pro Monat an?
• Welche Dateiformate und Größen werden angenommen?
• Wie sehen Sie fehlgeschlagene und abgeschlossene Übertragungen?
• Wer darf Dokumente im Konto lesen, herunterladen und löschen?
• Wie exportieren Sie Unterlagen, wenn Sie den Dienst wechseln?

Prüfen Sie Grundpreis, Einzelkosten, Laufzeit und Kündigungsbedingungen. „Kostenlos“ kann auf wenige Seiten oder einen Testzeitraum beschränkt sein. Wählen Sie nach Ihrem Bedarf und nicht nach der auffälligsten Werbeaussage.

Ein Dokument vor dem Versand kontrollieren

Erstellen Sie eine gut lesbare PDF-Datei und öffnen Sie sie selbst. Prüfen Sie Seitenreihenfolge, Ausrichtung, vollständige Ränder und die Lesbarkeit kleiner Schrift. Entfernen Sie versehentlich enthaltene Zusatzseiten.

Bestätigen Sie die Faxnummer über einen bekannten Kontaktweg. Eine Zahlendrehung kann vertrauliche Unterlagen an die falsche Stelle senden. Testen Sie einen neuen Ablauf zunächst mit einem unkritischen Dokument und einer eingeweihten empfangenden Person.

Laden Sie nur die erforderlichen Informationen hoch. Der Faxdienst verarbeitet das Dokument; bei geschäftlichen oder besonders vertraulichen Inhalten muss die zuständige Stelle die Eignung des Dienstes prüfen.

Upload, Versand und Empfang unterscheiden

Ein erfolgreicher Upload bedeutet zunächst, dass die Datei beim Dienst angekommen ist. Prüfen Sie danach den tatsächlichen Übertragungsstatus und gegebenenfalls den Sendebericht. Bewahren Sie Dokument, Zielnummer, Zeitpunkt und Ergebnis gemeinsam auf.

Bei einem Fehler prüfen Sie zuerst Nummer und Meldung, bevor Sie mehrfach senden. Wenn unklar ist, ob die Gegenseite das Dokument erhalten hat, fragen Sie dort nach. Mehrfachsendungen können die Bearbeitung erschweren.

Ein technischer Bericht ist keine pauschale Zusicherung, dass ein bestimmter rechtlicher Nachweis erbracht oder eine Frist gewahrt wurde. Für solche Vorgänge müssen der zugelassene Übertragungsweg und die konkreten Anforderungen vorher geklärt sein.

Wann Sie besser einen anderen Weg verwenden

Fragen Sie den Empfänger, ob ein sicheres Portal oder ein anderer geeigneter digitaler Kanal verfügbar ist. Für gemeinsam bearbeitete Dokumente ist Fax meist unpraktisch. Für einen gelegentlichen geforderten Faxversand kann Webfax dagegen ein separates Gerät ersparen.

Wenn die PDF-Erstellung scheitert, hilft PDFCreator-Hilfe. Bei Fragen zur vorhandenen Technik kann Fuchsiger im Rahmen der Office-Hilfe den benötigten Ablauf mit Ihnen klären.

Beispiel: PDF hochgeladen, aber noch nicht übertragen

Sie laden ein dreiseitiges PDF beim Webfaxdienst hoch. Die Vorschau erscheint korrekt. Damit ist zunächst nur bestätigt, dass der Dienst die Datei angenommen hat. Prüfen Sie jetzt die Zielnummer und starten Sie den vorgesehenen Versand. Warten Sie anschließend auf den tatsächlichen Übertragungsstatus.

Zeigt der Dienst einen Fehler oder weiterhin einen offenen Vorgang, senden Sie nicht sofort mehrere weitere Exemplare. Lesen Sie die Meldung und kontrollieren Sie die Nummer. Bei unklarem Ergebnis kann eine Rückfrage über einen bekannten Kontaktweg helfen. Ein erneuter Upload allein bestätigt nicht, ob die Gegenseite schon ein Dokument erhalten hat.

Speichern Sie die tatsächlich versandte PDF-Fassung zusammen mit Nummer, Datum und verfügbarem Bericht. Bei einem wichtigen Vorgang sollte eine später überarbeitete Datei nicht stillschweigend die versandte Fassung ersetzen. Der Bericht dokumentiert einen technischen Ablauf; die Anforderungen eines rechtlich relevanten Vorgangs müssen gesondert geprüft werden. Wenn Sie zusätzlich denselben Text an mehrere postalische Empfänger richten, erklärt der Word-Serienbrief-Ratgeber den dafür passenden Ablauf mit Empfängerliste und Ausgabeprüfung.

Bei mehreren Nutzenden ist außerdem zu klären, wer Zugang zum Dienst benötigt. Verwenden Sie die vom Anbieter vorgesehenen Benutzer- und Rechtefunktionen, statt ein Kennwort ungeordnet weiterzugeben. Prüfen Sie, wer eingehende Dokumente bearbeitet und wie verhindert wird, dass eine wichtige Nachricht lediglich im Konto liegen bleibt.

Für einen ersten Test genügt eine neutrale Seite mit Datum und vereinbartem Testhinweis. Bitten Sie die empfangende Person, Lesbarkeit und Seitenanzahl zu bestätigen. So prüfen Sie den gesamten Weg und nicht nur den Upload. Wenn das Ergebnis unlesbar ist, kontrollieren Sie die Ausgangsdatei, bevor Sie das Original erneut versenden.

Denken Sie bei der Ablage an die Datensicherung. Ein Dokument, das ausschließlich im Konto des Faxdienstes liegt, ist von dessen Zugang und Aufbewahrungsfunktionen abhängig. Prüfen Sie den Export und halten Sie fest, wo benötigte Unterlagen dauerhaft abgelegt werden sollen.

Bei seltenem Faxbedarf kann ein einfacher, klar geregelter Einzelablauf genügen. Bei regelmäßigem Einsatz zählen dagegen Zuständigkeit, Kontrolle und Wiederauffindbarkeit stärker als die reine Schaltfläche zum Senden. Entscheidend ist, dass die empfangende Stelle den gewählten Weg akzeptiert und Sie den tatsächlichen Versand nachvollziehen können. Rechtliche Anforderungen an einzelne Vorgänge sollten vorab gesondert geklärt werden.

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