PowerPoint-Hilfe: Folien, Dateien und Präsentation prüfen

Prüfen Sie an einer Arbeitskopie, welche Inhalte auf der betroffenen Folie zusammengehören. Eine Überschrift, ein Bild mit kurzer Erläuterung und eine Zahlenübersicht stellen unterschiedliche Anforderungen an den Platz. Wählen Sie einen passenden Folienaufbau, bevor einzelne Textfelder immer kleiner gezogen werden. Microsoft beschreibt Designs für ein einheitliches Erscheinungsbild und unterschiedliche Layouts beim Hinzufügen einer neuen Folie. Beides hilft beim technischen Aufbau, entscheidet aber nicht über die Aussage Ihres Vortrags.

Arbeiten Sie zunächst an einer typischen Folie und vergleichen Sie das Ergebnis in der Bildschirmpräsentation. Bleibt die Überschrift verständlich? Ist der Text aus normalem Betrachtungsabstand lesbar? Sind wichtige Bildteile erhalten? Übernehmen Sie eine Änderung erst danach auf weitere Folien. Ein neuer Stil für das gesamte Dokument kann bereits abgestimmte Inhalte verändern. Bei einer vorgegebenen Firmenvorlage klären wir deshalb vorher, welche Elemente bearbeitet werden dürfen und welche Gestaltung beibehalten werden soll.

Die Bearbeitungsansicht auf dem Notebook zeigt nicht automatisch das Bild, das Ihr Publikum später sieht. Proben Sie mit der vorgesehenen Datei, dem vorgesehenen Bildschirm und dem geplanten Ablauf. Beginnen Sie mit der ersten Folie und wechseln Sie auch zu einer Stelle mitten im Vortrag. So bemerken Sie rechtzeitig, ob die Reihenfolge stimmt und ob die Bedienung zu Ihrer Situation passt.

In der Referentenansicht lassen sich nach Microsofts Beschreibung eigene Notizen anzeigen, während der zweite Bildschirm die Folien zeigt. Die Zuordnung der Anzeigen lässt sich bei Bedarf tauschen. Prüfen Sie diese Trennung ausdrücklich, bevor vertrauliche Notizen sichtbar werden könnten. Bei einer Onlinebesprechung kontrollieren Sie zusätzlich die tatsächlich geteilte Ansicht. Ein erfolgreicher Test am eigenen Bildschirm ersetzt diesen Blick auf die Ausgabe nicht. Wenn kein zweites Gerät für eine Probe verfügbar ist, halten wir diese Einschränkung fest und besprechen, was vor dem Termin noch geprüft werden muss.

Nach einer Änderung prüfen wir gemeinsam den zuvor beschriebenen Ablauf. Die betreffende Folie muss sich bearbeiten lassen, die richtige Fassung muss am vereinbarten Ort liegen und die geplante Ausgabe sollte mit den verfügbaren Geräten ausprobiert werden. Notieren Sie, welche Punkte erfolgreich getestet wurden und welche noch von einer anderen Umgebung abhängen. Ein kurzer erfolgreicher Start ist kein Nachweis, dass jeder Bestandteil einer umfangreichen Präsentation kontrolliert wurde.

Für die Kontaktaufnahme genügen zunächst die PowerPoint-Variante, Ihr gewünschtes Ergebnis und eine verständliche Fehlerbeschreibung. Fuchsiger unterstützt persönlich per Fernwartung, soweit das Anliegen dafür geeignet ist. Vor Änderungen besprechen wir Vorgehen und Aufwand. Zugangsdaten geben Sie selbst ein; sensible Inhalte werden auf das nötige Maß begrenzt. Geht es um Installation oder Aktivierung mehrerer Office-Programme, ist die Office-Hilfe der passende Einstieg. Hier konzentriert sich die Unterstützung auf Ihre konkrete Präsentation und einen nachvollziehbaren nächsten Schritt.