Outlook: Eigene Besprechung korrekt absagen

Öffnen Sie die Besprechung und prüfen Sie, wer sie organisiert hat. Nur ein eigener Termin mit eingeladenen Teilnehmern beziehungsweise eine berechtigt verwaltete Besprechung kann auf diesem Weg für die Gruppe abgesagt werden. Wenn Sie lediglich Teilnehmer sind, ist Ablehnen oder eine Nachricht an den Organisator die passende Handlung. Das Entfernen aus dem eigenen Kalender sagt die Veranstaltung nicht für alle ab. Prüfen Sie außerdem, ob eine einzelne Besprechung oder eine wiederkehrende Serie betroffen ist, bevor Sie irgendeine Löschaktion bestätigen.

Im klassischen Outlook öffnen Sie die selbst organisierte Besprechung und wählen Besprechung absagen. Ergänzen Sie eine kurze eindeutige Begründung und senden Sie die Absage. Im neuen Outlook beziehungsweise Outlook im Web öffnen Sie das Ereignis und wählen Absagen; kontrollieren Sie die Teilnehmer und den angezeigten Umfang vor dem Senden. Bei einer Serie entscheiden Sie ausdrücklich zwischen diesem Termin und der gesamten Serie. Verwenden Sie die Serienabsage nicht für einen einzelnen Feiertag. Die Nachricht informiert die eingeladenen Personen über den geänderten Plan.

Prüfen Sie, ob der abgesagte Termin im eigenen Kalender entsprechend entfernt oder gekennzeichnet wurde und die Absage versendet wurde. Bei wichtigen kurzfristigen Änderungen kann zusätzlich eine direkte vereinbarte Kontaktaufnahme nötig sein; eine gesendete Nachricht beweist nicht, dass alle sie bereits gelesen haben. Prüfen Sie auch reservierte Räume oder andere Ressourcen, wenn diese Teil der Einladung waren. Legen Sie keinen zweiten Ersatztermin an, bevor klar ist, ob die alte Veranstaltung korrekt abgesagt wurde. Bei Stellvertretungsfällen kontrollieren Sie das verwendete Postfach und handeln nur mit den erforderlichen Berechtigungen.