Outlook: Kontaktgruppe verrät die Empfängeradressen

Wenn eine persönliche Kontaktgruppe im An-Feld steht, darf der sichtbare Gruppenname nicht als Schutz der enthaltenen E-Mail-Adressen verstanden werden. Microsoft weist darauf hin, dass Empfänger die Mitglieder einer solchen Verteilerliste sichtbar machen können. Prüfen Sie vor dem Versand, ob die Adressen gegenseitig bekannt sein dürfen. Für eine Rundmail an voneinander unabhängige Kontakte ist eine offene Empfängerliste häufig nicht gewünscht. Verwechseln Sie eine persönliche Outlook-Kontaktgruppe außerdem nicht mit einer zentral verwalteten Organisationsgruppe, deren Verhalten gesondert geregelt sein kann.

Erstellen Sie eine neue Nachricht. Blenden Sie bei Bedarf über Optionen das Bcc-Feld ein. Tragen Sie Ihre eigene Absenderadresse in An und die persönliche Kontaktgruppe in Bcc ein. Prüfen Sie anschließend, dass die Gruppe nicht zusätzlich unter An oder Cc steht. Kontrollieren Sie die Mitgliedschaft der Gruppe vor dem Versand, insbesondere alte Adressen und versehentlich hinzugefügte Personen. Eine Gruppe kann einen neutralen Namen tragen und trotzdem falsche Mitglieder enthalten. Testen Sie den Ablauf zuerst mit einer kleinen Gruppe eigener beziehungsweise abgestimmter Testadressen, bevor Sie eine größere Rundmail versenden.

Bcc verhindert die normale Anzeige dieser Empfängeradressen gegenüber den anderen Empfängern. Es verschlüsselt jedoch weder den Nachrichtentext noch Anlagen und verhindert keine Weiterleitung. Der Absender kann die verwendeten Bcc-Adressen in seiner gesendeten Nachricht weiterhin prüfen. Wenn ein Empfänger selbst antwortet oder Inhalte weitergibt, kann er seine Beteiligung offenbaren. Kontrollieren Sie deshalb auch den Nachrichtentext und zitierte ältere Verteilerlisten, die Adressen enthalten könnten. Für regelmäßig große Verteiler ist ein dafür vorgesehener Versandprozess sinnvoller als eine immer weiter wachsende persönliche Kontaktgruppe.