Outlook: Gemeinsames Postfach lesbar, Senden als verweigert

Ein gemeinsames Postfach im Outlook-Ordnerbereich zu sehen bedeutet nicht automatisch, unter dessen Adresse senden zu dürfen. Exchange unterscheidet Vollzugriff, Senden als und Senden im Auftrag. Vollzugriff erlaubt das Öffnen und Verwalten, erteilt aber allein keine Sendeberechtigung. Prüfen Sie die genaue Fehlermeldung und die im Von-Feld ausgewählte Adresse. Notieren Sie, ob nur dieses gemeinsame Postfach oder auch das persönliche Konto betroffen ist. Geben Sie keine Zugangsdaten eines Kollegen ein, um die fehlende Delegierung zu umgehen.

Klären Sie mit dem Verantwortlichen, ob die Nachricht ausschließlich als gemeinsames Postfach erscheinen soll oder sichtbar im Auftrag gesendet werden darf. Ein berechtigter Administrator kann im Exchange Admin Center unter Empfänger, Postfächer und dem betroffenen Postfach die Postfachdelegierung prüfen. Für Senden als muss die entsprechende Berechtigung dem richtigen Benutzer beziehungsweise einer geeigneten berechtigten Gruppe zugewiesen sein. Senden im Auftrag erzeugt eine andere Absenderdarstellung und ist deshalb kein stillschweigender Ersatz. Prüfen Sie außerdem, ob das Postfach aus Adresslisten ausgeblendet wurde, da dies die Delegierung beeinflussen kann.

Nach einer bestätigten Berechtigungsänderung testen Sie eine neue Nachricht an einen geeigneten internen Empfänger. Wählen Sie die gewünschte Absenderadresse bewusst aus und prüfen Sie nach dem Empfang die angezeigte Absenderdarstellung. Eine noch nicht wirksame Änderung sollte der Administrator anhand der tatsächlichen Zuweisung und Übernahme prüfen; wiederholtes Entfernen des gesamten Outlook-Profils ist kein sinnvoller erster Schritt. Wenn nur ein alter automatisch vorgeschlagener Absendereintrag scheitert, wählen Sie das Postfach neu aus dem Verzeichnis. Bewahren Sie die Fehlermeldung und den Testzeitpunkt für die weitere Mailflussprüfung auf.