Google Kalender: Terminfarbe bei Kollegen anders

Wenn Sie Termine farbig kategorisieren, sehen andere Personen nicht zwangsläufig dieselbe Darstellung. Google unterscheidet die Farbe eines eingeblendeten Kalenders von einer individuell gewählten Terminfarbe. Die Sichtbarkeit solcher Terminfarben hängt außerdem von den Berechtigungen ab. Prüfen Sie deshalb, ob der Kollege nur lesen darf oder Termine bearbeiten kann. Ein blau statt rot angezeigter Termin ist kein Beweis, dass die eigentlichen Angaben nicht synchronisiert wurden. Vergleichen Sie zuerst Titel, Zeitpunkt und Beschreibung.

Öffnen Sie den betreffenden Termin und prüfen Sie die eingestellte Farbe. Kontrollieren Sie anschließend unter Einstellungen und Freigabe die Rechte des Kollegen. Google beschreibt, dass individuell gesetzte Terminfarben für andere erst mit entsprechenden Änderungsrechten sichtbar sind. Vergeben Sie diese Rechte nicht nur, um eine Farblegende durchzusetzen: Damit dürfte die Person auch Inhalte ändern. Prüfen Sie stattdessen, ob eine eindeutige Bezeichnung im Titel oder eine kurze Statusangabe in der Beschreibung die Information zuverlässig vermittelt. Verwenden Sie keine vertraulichen Angaben in einem breit sichtbaren Titel.

Lassen Sie den Kollegen einen Beispieltermin öffnen und kontrollieren Sie, ob die entscheidende Information auch ohne identische Farbe verständlich ist. Eine Legende wie Rot bedeutet abgesagt ist problematisch, wenn nur einige Beteiligte Rot sehen. Sagen Sie eine entfallene Besprechung über den vorgesehenen Terminablauf ab, statt lediglich ihre Farbe zu wechseln. Prüfen Sie ebenso einen Ausdruck oder eine Schwarzweiß-PDF, wenn diese im Team verwendet werden. Farben können die persönliche Übersicht verbessern, sollten aber wichtige Zustände nicht als einziges Merkmal tragen. Dokumentieren Sie eine einfache gemeinsame Benennungsregel für wiederkehrende Vorgänge.