Impress: Sprechernotizen fehlen im PDF

Sprechernotizen stehen in Impress nicht automatisch auf der sichtbaren Folie. Ein normaler Folienexport kann deshalb korrekt aussehen und trotzdem keine Notizen enthalten. Öffnen Sie die betreffende Folie in der Notizenansicht und prüfen Sie, ob der erwartete Text dort tatsächlich vorhanden ist. Kommentare und Notizen sind unterschiedliche Inhalte. Wenn nur auf einer Folie Text fehlt, vergleichen Sie deren Notizenbereich mit einer funktionierenden Folie. Speichern Sie vor der Ausgabe eine aktuelle Fassung der Präsentation, damit die Exportdatei zum geprüften Stand gehört.

Verwenden Sie den PDF-Export mit Einstellungsdialog, statt nur das Symbol für einen direkten Export zu betätigen. Prüfen Sie dort die Optionen für Notizenseiten. Je nach gewünschtem Ergebnis können Notizenseiten zusätzlich zur Präsentation oder ausschließlich die Notizenseiten ausgegeben werden. Lesen Sie die Auswahl genau, da eine zusätzliche Ausgabe die Seitenzahl deutlich erhöht. Kontrollieren Sie auch den Exportbereich. Eine eingeschränkte Folienauswahl kann erklären, warum ein Teil der erwarteten Notizen nicht in der erzeugten Datei auftaucht.

Exportieren Sie zunächst eine Datei mit eindeutigem Namen, etwa mit dem Zusatz Notizen. Öffnen Sie sie in einem unabhängigen PDF-Betrachter und prüfen Sie mehrere Seiten. Kontrollieren Sie lange Notizentexte auf abgeschnittene Absätze und zu kleine Schrift. Falls Anpassungen nötig sind, bearbeiten Sie das Notizenlayout beziehungsweise die Notizenvorlage in Impress und exportieren erneut. Vergrößern Sie nicht nur die Bildschirmansicht, denn dadurch wird ein im PDF abgeschnittener Text nicht wiederhergestellt. Prüfen Sie zusätzlich, ob Folienminiatur und zugehörige Notizen inhaltlich zusammenpassen.

Notizen können interne Stichworte, vertrauliche Zahlen oder persönliche Regiehinweise enthalten. Entscheiden Sie deshalb, ob sie für die vorgesehenen Empfänger bestimmt sind. Erstellen Sie gegebenenfalls getrennte Dateien für Publikum und Vortragende und benennen Sie sie unmissverständlich. Kontrollieren Sie vor einer Weitergabe die tatsächlich ausgewählte Datei, nicht nur den ursprünglichen Präsentationsnamen. Bewahren Sie die bearbeitbare ODP-Datei getrennt auf. Wenn nur eine Druckfassung benötigt wird, prüfen Sie ebenfalls die Druckoptionen; ein korrektes PDF mit Notizen und ein Foliendruck sind nicht automatisch dieselbe Ausgabe.