Outlook: Umlaute nach dem Kontaktimport falsch

Öffnen Sie einen betroffenen Kontakt und vergleichen Sie dessen Namen mit der ursprünglichen Kontaktdatei. Zeichenfolgen anstelle von Umlauten sprechen häufig für eine nicht passende Zeichencodierung. Bewahren Sie die unveränderte CSV-Datei auf und notieren Sie, in welches Outlook-Konto importiert wurde. Importieren Sie nicht sofort dieselbe vollständige Datei erneut: Dabei können zusätzliche doppelte Kontakte entstehen. Prüfen Sie zunächst an wenigen Beispielen, ob nur Sonderzeichen oder auch die Zuordnung von Telefonnummern und Adressen betroffen ist.

Microsoft empfiehlt für entsprechende Importprobleme eine CSV-Datei mit UTF-8-Codierung. Exportieren Sie möglichst bereits im Quellprogramm in einem passenden Format. Wenn Sie die Datei nachbearbeiten, wählen Sie beim Speichern ausdrücklich die gewünschte CSV-Codierung und behalten Sie eine Originalkopie. Eine umbenannte XLSX-Datei ist keine echte CSV-Datei. Achten Sie auch auf Trennzeichen und Überschriften: Der Inhalt muss weiterhin in sinnvolle Kontaktfelder aufgeteilt sein und darf nicht als eine einzige lange Spalte erscheinen.

Erstellen Sie eine Testdatei mit wenigen erlaubten Beispielkontakten, darunter einem Umlaut, einem Bindestrich und einer Telefonnummer mit führender Null. Importieren Sie diese in den vorgesehenen Kontaktbereich und kontrollieren Sie jedes Feld. Im klassischen Outlook können Zuordnungen der Quellspalten zu Kontaktfeldern relevant sein. Bei neuem Outlook oder Outlook im Web unterscheiden sich die Dialoge. Prüfen Sie daher den passenden Importweg Ihrer Version, statt Anweisungen für unterschiedliche Anwendungen miteinander zu vermischen.

Wenn der Test korrekt ist, planen Sie die Korrektur des gesamten Bestands. Sichern Sie zuvor vorhandene Kontakte und unterscheiden Sie neu importierte Fehlerdatensätze von älteren, bereits gepflegten Einträgen. Löschen Sie nicht pauschal alle Kontakte, nur um von vorn zu beginnen. Bei gemeinsam genutzten Adressbeständen sollte die Bereinigung abgestimmt werden. Vergleichen Sie nach dem endgültigen Import Anzahl, Sonderzeichen und wichtige Rufnummern. Erst danach können überflüssige Testkontakte und eindeutig erkannte fehlerhafte Importkopien gezielt entfernt werden.