Excel entfernt führende Nullen

Eine Postleitzahl, Telefonnummer oder Kundennummer ist häufig eine Kennung und keine Zahl, mit der gerechnet werden soll. Excel behandelt rein numerische Eingaben jedoch oft als Zahlen und entfernt dabei führende Nullen. Klären Sie zuerst, welche Bedeutung die betroffene Spalte hat. Speichern Sie eine Arbeitskopie und bewahren Sie die ursprüngliche Importdatei auf. Nur dort lässt sich später zuverlässig nachsehen, welche Zeichen tatsächlich geliefert wurden.

Markieren Sie die vorgesehenen leeren Zellen und wählen Sie als Zahlenformat Text. Geben Sie erst danach die Kennungen ein oder fügen Sie sie ein. Prüfen Sie an einem bekannten Beispiel, ob die erste Null erhalten bleibt. Bei einzelnen Eingaben kann auch ein vorangestelltes Apostroph den Wert als Text kennzeichnen. Wenden Sie diese Behandlung gezielt auf Kennungsspalten an; Beträge und Mengen sollen meistens weiterhin echte Zahlen bleiben.

Das nachträgliche Umschalten einer bestehenden Zelle auf Text stellt entfernte Nullen nicht automatisch wieder her. Vergleichen Sie solche Werte mit der Originalquelle. Bei einem erneuten Import muss die Kennungsspalte bereits während der Datenübernahme als Text behandelt werden. Besonders lange Identifikationsnummern können zusätzlich von der begrenzten Zahlengenauigkeit betroffen sein. Ein optisch plausibler Wert ist deshalb kein ausreichender Nachweis, dass sämtliche ursprünglichen Stellen erhalten geblieben sind.

Wenn alle Werte absichtlich eine feste Stellenzahl haben, kann ein benutzerdefiniertes Zahlenformat mit entsprechend vielen Nullen die gewünschte Darstellung erzeugen. Das verändert die Anzeige, nicht den zugrunde liegenden Zahlenwert. Entscheiden Sie daher nach dem Verwendungszweck: Für eine interne Liste kann das reichen; bei Exporten oder einer Weitergabe an andere Programme ist Text häufig die klarere Repräsentation einer Kennung. Testen Sie einen Export mit wenigen Datensätzen.

Öffnen Sie die exportierte Datei so, dass sie nicht sofort wieder automatisch umgedeutet wird, und vergleichen Sie mehrere bekannte Kennungen. Prüfen Sie kurze sowie besonders lange Beispiele. Vermeiden Sie eine pauschale Auffüllung unbekannter Nummern, deren Soll-Länge nicht feststeht. Fuchsiger hilft beim Einrichten eines nachvollziehbaren Imports. Nützlich sind Dateityp, Soll-Länge und ein erfundenes Muster im gleichen Format; echte Kundenkennungen müssen nicht öffentlich geteilt werden.