Excel: Überschriften fehlen beim Drucken

Eine fixierte erste Zeile bleibt beim Scrollen am Bildschirm sichtbar. Das bedeutet nicht, dass Excel sie automatisch auf jeder gedruckten Seite wiederholt. Öffnen Sie zunächst die Druckvorschau und betrachten Sie gezielt die zweite Seite. Prüfen Sie außerdem, ob die Daten auf mehrere Seiten nach unten oder zusätzlich nach rechts verteilt werden. Diese Unterscheidung bestimmt, ob wiederholte Zeilen, wiederholte Spalten oder beides gebraucht werden.

Öffnen Sie in der Desktopversion von Excel die Registerkarte Seitenlayout und wählen Sie Drucktitel. Tragen Sie im Bereich für Wiederholungszeilen oben die Zeile oder Zeilen mit den Spaltenüberschriften ein beziehungsweise wählen Sie diese auf dem Blatt aus. Für eine erste Überschriftenzeile ist der Bezug $1:$1 ein typisches Beispiel. Verwenden Sie den tatsächlichen Kopf Ihrer Tabelle, nicht automatisch immer Zeile eins.

Laufen Daten auch auf seitlich anschließende Seiten, können wiederholte linke Spalten die Zuordnung erleichtern. Wählen Sie dafür nur sinnvolle Identifikationsspalten, beispielsweise eine Artikelbezeichnung. Zu viele Wiederholungsbereiche lassen wenig Platz für die eigentlichen Daten. Prüfen Sie Papierformat, Ausrichtung und Skalierung zusammen. Erzwingen Sie nicht blind eine einzige Druckseite, wenn dadurch eine große Tabelle so klein wird, dass niemand die Werte zuverlässig lesen kann.

Druckeinstellungen beziehen sich auf das jeweilige Blatt. Kontrollieren Sie deshalb bei mehreren Tabellenblättern jede tatsächlich benötigte Ausgabe. Achten Sie darauf, ob nur eine Auswahl, das aktive Blatt oder die gesamte Arbeitsmappe gedruckt wird. Wenn eine Einstellung nicht verfügbar ist, prüfen Sie die verwendete Excel-Version und wechseln Sie bei Bedarf in die Desktopanwendung. Eine im Browser fehlende Funktion lässt sich nicht durch Änderungen am Drucker ersetzen.

Erstellen Sie eine PDF-Probe und kontrollieren Sie mindestens die erste, eine mittlere und die letzte Seite. Überschriften sollen vorhanden sein, ohne Datenzeilen zu überdecken oder ungewollte Leerseiten zu erzeugen. Prüfen Sie auch die Zuordnung der Werte auf seitlich fortgesetzten Seiten. Fuchsiger kann eine passende Druckeinteilung mit Ihnen einrichten. Hilfreich sind die Anzahl der Daten- und Kopfzeilen sowie die Angabe, ob der Fehler nur beim Druck oder auch am Bildschirm auffällt.