Excel: Zahlen sind als Text gespeichert

Wenn eine Summe zu klein ausfällt oder eine Sortierung unerwartet wirkt, können einzelne Werte als Text gespeichert sein. Eine linksbündige Anzeige oder ein grünes Hinweiszeichen liefert einen Anhaltspunkt, ist allein aber kein sicherer Beweis. Wählen Sie einige betroffene Zellen und vergleichen Sie ihren Inhalt mit einer funktionierenden Zahlenzelle. Arbeiten Sie in einer Kopie und notieren Sie einen bekannten Sollbetrag, bevor Sie größere Bereiche verändern.

Zeigt Excel die Warnung für eine als Text gespeicherte Zahl, öffnen Sie das zugehörige Hinweis-Menü und wählen Sie die Umwandlung in eine Zahl. Testen Sie zunächst eine einzelne Zelle. Anschließend prüfen Sie ihre Verwendung in einer einfachen Berechnung und vergleichen das Ergebnis mit dem Ausgangswert. Wenn alles stimmt, behandeln Sie den passenden weiteren Bereich. Die komplette Arbeitsmappe ungeprüft umzuwandeln kann Kennungen und andere bewusst textförmige Inhalte beschädigen.

Importierte Werte können Leerzeichen, Währungszeichen oder ein anderes Dezimaltrennzeichen enthalten. Prüfen Sie, ob der sichtbare Punkt ein Tausender- oder Dezimaltrennzeichen darstellen soll. Ein pauschales Suchen und Ersetzen ist riskant, wenn mehrere Formate gemischt vorkommen. Klären Sie die Schreibweise anhand der Originaldatei und eines bekannten Betrags. Führen Sie Korrekturen an einer Hilfsspalte aus, damit Ausgangswert und Ergebnis nebeneinander vergleichbar bleiben.

Postleitzahlen, Artikelnummern und lange Identifikationsnummern dürfen trotz ausschließlich sichtbarer Ziffern absichtlich Text sein. Dort wären entfernte Nullen oder eine veränderte Stellenfolge ein Datenfehler. Beschränken Sie die Konvertierung auf Beträge, Mengen oder andere Werte, mit denen tatsächlich gerechnet werden soll. Das Ändern des Anzeigeformats allein löst außerdem nicht jede bereits gespeicherte Textzahl zuverlässig auf; kontrollieren Sie anschließend immer das tatsächliche Berechnungsergebnis.

Prüfen Sie nach der Umwandlung mehrere Einzelwerte, eine Gesamtsumme und die gewünschte Sortierung. Bewahren Sie die Originaldatei auf, bis die Ergebnisse fachlich bestätigt sind. Bleiben Abweichungen bestehen, halten Sie das Herkunftsprogramm und die Importmethode fest. Fuchsiger unterstützt bei einem wiederholbaren Import, statt jede neue Datei erneut von Hand zu reparieren. Ein anonymisiertes Beispiel mit denselben Trennzeichen ist für die erste Analyse meist ausreichend.