Outlook meldet ein volles Exchange-Postfach

Notieren Sie, welches Konto die Meldung nennt und ob Senden oder Empfangen bereits eingeschränkt ist. Diese Anleitung betrifft ein Exchange- beziehungsweise Microsoft-365-Arbeitspostfach. Dessen Servergrenze ist von freiem Festplattenspeicher und der Größe einer lokalen OST-Datei zu unterscheiden. Ein zusätzliches Laufwerk schafft deshalb nicht automatisch mehr Postfachplatz. Prüfen Sie die aktuelle Belegung im vorgesehenen Webzugang oder lassen Sie die Administration den Grenzwert bestätigen. Übernehmen Sie keine pauschale Gigabyte-Angabe aus einer Anleitung für ein anderes Abonnement.

Im klassischen Outlook öffnen Sie Datei > Tools > Postfachbereinigung. Lassen Sie die Postfachgröße und die Größen einzelner Ordner anzeigen. Suchen Sie anschließend nach besonders großen oder alten Elementen und prüfen Sie deren Inhalt, bevor Sie etwas entfernen. Berücksichtigen Sie Gesendete Elemente und Gelöschte Elemente; ein bloßes Verschieben in den Papierkorb kann die Belegung zunächst erhalten. Stimmen Sie bei geschäftlicher Korrespondenz ab, welche Nachrichten aufbewahrt werden müssen. Ein Ordner namens Archiv innerhalb desselben Postfachs ist nicht automatisch ein separates Onlinearchiv mit eigenem Speicher.

Entfernen Sie nur eindeutig entbehrliche Daten oder nutzen Sie den von Ihrer Organisation vorgesehenen Archivierungsweg. Wenn Dateien außerhalb des Postfachs aufbewahrt werden sollen, prüfen Sie deren vollständige Sicherung und spätere Zugänglichkeit vor dem Löschen der Mailkopien. Kontrollieren Sie nach dem Abgleich die serverseitige Belegung erneut und testen Sie eine einzelne vereinbarte Sende- und Empfangsnachricht. Komprimieren einer PST oder OST reduziert gegebenenfalls lokalen Platz, ändert aber nicht automatisch die Serverquote. Bleibt die Grenze trotz nachvollziehbarer Bereinigung erreicht, muss die Administration Aufbewahrungsvorgaben, Archivfunktion und tatsächliche Postfachgrenzen prüfen.