Outlook-Regel funktioniert nur bei geöffnetem Programm

Wenn Nachrichten erst beim Start von Outlook verschoben werden, kann die Regel nur lokal ausgeführt werden. Prüfen Sie einen unkritischen Eingang zunächst im Webmail, während die Desktopanwendung geschlossen ist, und danach nach deren Start. Notieren Sie die Regel, das Konto und den Zielordner. Eine Regel, die eine lokale Datei oder eine Funktion des Desktopprogramms benötigt, kann der Mailserver nicht selbstständig ausführen. Das ist etwas anderes als eine allgemein fehlerhafte Synchronisierung.

Öffnen Sie im klassischen Outlook Datei, Regeln und Benachrichtigungen verwalten. Markieren Sie die betreffende Regel und lesen Sie ihre vollständige Beschreibung. Aktionen wie das Abspielen eines Tons oder das Verschieben in einen ausschließlich lokalen Ordner benötigen den Client. Wenn die Ablage auch ohne geöffneten Computer erfolgen soll, verwenden Sie einen passenden Ordner im Serverpostfach und nur serverseitig unterstützte Bedingungen und Aktionen. Ändern Sie eine Kopie der Regel oder dokumentieren Sie den bisherigen Zustand. Prüfen Sie außerdem Reihenfolge und eine mögliche Aktion Keine weiteren Regeln anwenden.

Im neuen Outlook und Outlook im Web öffnen Sie Einstellungen, E-Mail, Regeln. Diese Oberflächen unterstützen keine klassischen clientseitigen Regeln. Wenn eine alte Regel dort nicht bearbeitet werden kann, erstellen Sie nur dann eine neue servergeeignete Regel, wenn die benötigten Aktionen verfügbar sind. Testen Sie mit einer eindeutig begrenzten Bedingung und einem unkritischen Eingang bei geschlossenem Desktop-Outlook. Prüfen Sie den Zielordner im Webmail. Deaktivieren Sie die alte Regel erst nach erfolgreichem Test, damit nicht beide widersprüchlich eingreifen. Eine automatisch ausgelöste Weiterleitung an externe Adressen sollte nicht beiläufig als Ersatz für eine lokale Ablage eingerichtet werden.