Outlook: Terminänderung nur an neue Teilnehmer senden

Öffnen Sie die Besprechung in dem Kalender, in dem Sie als Organisator verantwortlich sind. Eine von jemand anderem erhaltene Einladung können Sie nicht als Organisator für alle korrigieren. Prüfen Sie zuerst, ob ausschließlich Teilnehmer hinzukommen oder entfallen. Wenn zugleich Uhrzeit, Ort, Betreff oder Besprechungstext verändert wurden, benötigen auch die bisherigen Teilnehmer den aktualisierten Stand. Schreiben Sie solche Änderungen nicht nur in eine separate E-Mail: Der Kalendereintrag der Empfänger würde dadurch nicht zuverlässig angepasst.

Bearbeiten Sie die Teilnehmerliste der bestehenden Besprechung und wählen Sie anschließend Senden beziehungsweise Aktualisierung senden. Wenn nur Teilnehmer hinzugefügt oder entfernt wurden, bietet Outlook je nach Oberfläche die Auswahl, die Aktualisierung lediglich an hinzugefügte oder entfernte Teilnehmer zu senden. Wählen Sie diese begrenzte Empfängergruppe nur für genau diesen Fall. Falls diese Auswahl nicht erscheint, kontrollieren Sie, ob versehentlich noch weitere Terminfelder geändert wurden. Brechen Sie gegebenenfalls ab und öffnen Sie den ursprünglichen Termin erneut, statt Änderungen unkontrolliert zu verwerfen.

Bei einer wiederkehrenden Besprechung entscheiden Sie vor dem Bearbeiten, ob ein einzelnes Vorkommen oder die ganze Serie betroffen ist. Eine neue Person bei nur einem Termin benötigt nicht automatisch die gesamte Serie. Prüfen Sie nach dem Versand im betreffenden Eintrag die Teilnehmerliste. Entfernte Personen erhalten gegebenenfalls eine Absage für den betroffenen Termin; das ist beabsichtigt. Wenn Sie später doch die Uhrzeit ändern, senden Sie diese weitere Aktualisierung an alle betroffenen Teilnehmer. Dadurch bleiben Kalender und Einladungstext miteinander konsistent.