PowerPoint: Mehrere Folien auf einer Handzettelseite drucken

Entscheiden Sie, ob die Teilnehmer verkleinerte Folien, Platz für handschriftliche Notizen oder Ihre persönlichen Sprechernotizen benötigen. Diese Ausgaben sind nicht identisch. Öffnen Sie die Druckvorschau und prüfen Sie, welches Layout derzeit ausgewählt ist. Eine ganzseitige Folienausgabe verwendet normalerweise eine Druckseite pro Folie. Speichern Sie die Präsentation vor dem Druck und kontrollieren Sie den vorgesehenen Folienbereich. Interne Reservefolien oder ausgeblendete Inhalte sollten nicht versehentlich in Unterlagen gelangen, die für das Publikum bestimmt sind.

Wählen Sie unter Datei und Drucken ein Handzettellayout mit der passenden Anzahl von Folien pro Seite. Prüfen Sie angebotene horizontale oder vertikale Reihenfolgen sowie eine Variante mit Notizlinien, wenn diese benötigt wird. Die Vorschau sollte zeigen, wie die Folien auf einer Papierseite angeordnet sind. Ändern Sie nicht zusätzlich im Druckertreiber eine zweite Mehrfachseitenfunktion, solange PowerPoint bereits mehrere Folien zusammenstellt. Sonst können nochmals verkleinerte Seiten entstehen, deren Inhalt kaum noch lesbar ist.

Kontrollieren Sie Papierformat, Ausrichtung, Ränder und gegebenenfalls Kopf- oder Fußzeilen des Handzettels. Die Folien selbst müssen dafür nicht in ein anderes Seitenverhältnis umgebaut werden. Prüfen Sie eine Seite mit kleinen Diagrammbeschriftungen und eine mit viel Text. Wenn wichtige Informationen unleserlich werden, reduzieren Sie die Anzahl der Folien pro Seite. Eine rein platzsparende Ausgabe hilft dem Publikum wenig, wenn Zahlen und Quellenhinweise anschließend nur mit starker Vergrößerung erkannt werden können.

Erstellen Sie zunächst eine einzelne Testseite oder eine PDF mit denselben Einstellungen. Vergleichen Sie Reihenfolge und Vollständigkeit mit der Präsentation. Prüfen Sie bei beidseitigem Druck die vorgesehene Bindekante am tatsächlichen Drucker. Lesen Sie die fertige Unterlage auf vertrauliche Inhalte durch. Erst nach dieser Kontrolle sollte ein größerer Druckauftrag gestartet werden. Notieren Sie bei Problemen, ob die falsche Anordnung bereits in der PowerPoint-Vorschau sichtbar ist oder erst durch den Druckertreiber entsteht; diese Unterscheidung grenzt die Ursache deutlich ein.