PowerPoint: Screenreader liest Folien in falscher Reihenfolge

Betrachten Sie eine betroffene Folie und beschreiben Sie, in welcher Reihenfolge ihre Informationen verstanden werden sollen. Visuelle Position und technische Lesereihenfolge müssen nicht identisch sein. Ein Screenreader kann sonst beispielsweise zuerst eine Fußnote und erst danach den zugehörigen Titel vorlesen. Speichern Sie eine Arbeitskopie. Notieren Sie die tatsächlich wichtigen Elemente, etwa Titel, Erklärung, Diagramm und Quellenhinweis. Rein dekorative Formen sollten nicht denselben Stellenwert wie inhaltliche Informationen erhalten und die vorgelesene Ausgabe unnötig überladen.

Starten Sie die Barrierefreiheitsprüfung und öffnen Sie in einer unterstützten PowerPoint-Version den Bereich für die Lesereihenfolge. Wählen Sie die betroffene Folie und vergleichen Sie die aufgelisteten Objekte mit Ihrem geplanten Ablauf. Ordnen Sie die Elemente dort sinnvoll an. Prüfen Sie nach jeder Änderung die Zuordnung, insbesondere wenn viele Textfelder ähnlich benannt sind. Eine fehlende Warnung ersetzt keine inhaltliche Kontrolle. Die Prüfung kann mögliche Probleme erkennen, aber nicht jede fachliche Beziehung zwischen Text und Grafik beurteilen.

Prüfen Sie für bedeutungstragende Bilder und Diagramme einen hilfreichen Alternativtext. Er sollte den wesentlichen Inhalt erklären, ohne nur den Dateinamen zu wiederholen. Markieren Sie tatsächlich dekorative Elemente entsprechend, soweit die Oberfläche dies vorsieht. Gruppieren Sie Inhalte nur, wenn dadurch ein sinnvoll zusammengehöriger Zusammenhang entsteht. Entfernen Sie keine wichtigen Beschriftungen aus der Lesefolge, bloß um eine Warnung zu beseitigen. Die zugängliche Beschreibung muss dieselbe Aussage vermitteln können, die sehende Leser aus der Folie erhalten.

Testen Sie die Folie mit einer passenden Vorlesefunktion beziehungsweise einem Screenreader und kontrollieren Sie den tatsächlichen Ablauf. Prüfen Sie auch die endgültige Weitergabeform, denn eine PDF-Ausgabe benötigt eine eigene Kontrolle. Nach neuen Textfeldern oder kopierten Objekten sollte die Lesereihenfolge erneut geprüft werden. Dokumentieren Sie ein geeignetes Folienlayout für zukünftige Inhalte, damit nicht jede Folie von Grund auf korrigiert werden muss. Beziehen Sie bei wichtigen Präsentationen nach Möglichkeit Rückmeldungen der tatsächlichen Nutzer ein, statt allein auf ein grünes Prüfsymbol zu vertrauen.