Word: Formatvorlagenänderung verändert alle Absätze

Wenn nach einer Änderung plötzlich viele Absätze dieselbe neue Schrift oder denselben Abstand erhalten, wurde möglicherweise eine gemeinsam verwendete Formatvorlage geändert. Word wendet deren Eigenschaften auf alle entsprechend zugeordneten Textstellen an. Das ist bei einheitlichen Überschriften gewünscht, bei einer einzelnen Ausnahme aber oft überraschend. Klicken Sie in einen betroffenen Absatz und prüfen Sie unter Start die aktive Formatvorlage. Vergleichen Sie eine weitere veränderte Stelle. Benutzen beide dieselbe Vorlage, ist eine dokumentweite Wirkung zunächst plausibel und kein Hinweis auf beschädigten Text.

Wenn die Änderung gerade erfolgt ist, machen Sie sie zunächst rückgängig und prüfen Sie den ursprünglichen Stand. Für eine einzelne Ausnahme markieren Sie nur die gewünschte Textstelle und formatieren sie direkt oder erstellen Sie eine eigene passend benannte Formatvorlage. Der Befehl Formatvorlage aktualisieren, um der Auswahl zu entsprechen ist dagegen eine bewusste Änderung der gemeinsamen Vorlage. Verwenden Sie ihn nicht, wenn nur ein einzelner Absatz anders aussehen soll. Prüfen Sie bei Änderungen im Dialog Formatvorlage ändern außerdem, ob sie nur für dieses Dokument oder für neue Dokumente auf Basis der Vorlage gelten sollen.

Kontrollieren Sie nach der Korrektur weitere Absätze, Überschriften und das Seitenlayout. Andere Formatvorlagen können auf der geänderten Vorlage aufbauen und dadurch ebenfalls beeinflusst werden. Vermeiden Sie deshalb eine pauschale Änderung von Standard, wenn nur ein spezieller Hinweistext anders gestaltet werden soll. Eine eigene Vorlage wie Hinweis kann die Ausnahme nachvollziehbar halten. Bei Überschriften sollten Sie deren strukturelle Funktion erhalten, damit Inhaltsverzeichnis und Navigation weiter funktionieren. Speichern Sie vor größeren Vorlagenänderungen eine Kopie und vergleichen Sie anschließend einige typische Seiten statt nur den gerade sichtbaren Absatz.