Excel Text in Spalten: Nachbardaten vor Überschreiben schützen

Die Funktion Text in Spalten verteilt Bestandteile einer Zelle auf mehrere Zellen nach rechts. Sind dort bereits Daten vorhanden, können diese überschrieben werden. Speichern Sie deshalb zunächst eine Kopie der Arbeitsmappe. Prüfen Sie einige typische und besonders lange Ausgangswerte, um die voraussichtliche Anzahl der neuen Spalten zu bestimmen. Ein Datensatz kann mehr Trennzeichen enthalten als andere. Eine einzige freie Nachbarspalte reicht dann möglicherweise nicht aus, obwohl der erste Testwert noch unauffällig aussieht.

Kopieren Sie die Ausgangsspalte bei Bedarf auf ein separates Arbeitsblatt oder schaffen Sie ausreichend leere Spalten rechts daneben. Wählen Sie anschließend die betreffende Spalte und öffnen Sie unter Daten den Textkonvertierungs-Assistenten. Legen Sie fest, ob anhand von Trennzeichen oder festen Zeichenpositionen getrennt werden soll. Prüfen Sie die Vorschau für mehrere Zeilen. Ein Komma innerhalb eines Namens oder einer Adresse darf nicht versehentlich dieselbe Bedeutung erhalten wie das eigentliche Feldtrennzeichen Ihrer Datenquelle.

Prüfen Sie vor dem Abschließen den angegebenen Zielbereich und die Formate der einzelnen Ausgabespalten. Kennungen mit führenden Nullen sollten nicht unbeabsichtigt als gewöhnliche Zahlen interpretiert werden. Datumsangaben benötigen eine passende Reihenfolge. Brechen Sie den Vorgang ab, wenn Excel auf vorhandene Daten im Zielbereich hinweist und deren Überschreiben nicht ausdrücklich vorgesehen ist. Eine Warnung sollte nicht nur deshalb bestätigt werden, weil der Assistent sonst nicht weitergeht. Korrigieren Sie zuerst den gewählten Zielort.

Vergleichen Sie nach der Aufteilung Zeilenanzahl, vollständigen Inhalt und die erhaltenen Kennungen mit der unveränderten Ausgangsspalte. Prüfen Sie besonders Zeilen mit fehlenden oder zusätzlichen Trennzeichen. Übernehmen Sie die neue Struktur erst, wenn die Zuordnung stimmt. Falls bereits Nachbarinhalte überschrieben wurden, nutzen Sie unmittelbar Rückgängig, sofern verfügbar, und sichern Sie den Zustand vor weiteren Änderungen. Bei später bemerktem Verlust benötigen Sie eine verlässliche vorherige Datei oder Version; erneutes Aufteilen rekonstruiert die zerstörten Nachbardaten nicht.