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Excel warnt beim Speichern als XLS vor fehlenden Zeilen
Eine große Tabelle soll als XLS gespeichert werden? Beachten Sie die Grenzen des alten Formats und sichern Sie den vollständigen Bestand vor einer möglichen Kürzung.
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Die Formatwarnung nicht einfach bestätigen
Das alte Excel-97–2003-Format XLS unterstützt pro Blatt deutlich weniger Zeilen und Spalten als XLSX: 65.536 Zeilen und 256 Spalten. Beim Speichern einer größeren Arbeitsmappe kann die Kompatibilitätsprüfung deshalb vor Datenverlust warnen. Brechen Sie den Speichervorgang zunächst ab und sichern Sie die vollständige Mappe in einem geeigneten aktuellen Format. Die Dateiendung lediglich umzubenennen verändert die Formatgrenze nicht. Prüfen Sie zudem, ob vorhandene Makros ein dafür geeignetes Format erfordern.
Den tatsächlichen Austauschbedarf klären
Fragen Sie den Empfänger oder Betreiber der importierenden Software, ob wirklich XLS notwendig ist. Häufig kann die Gegenseite eine aktuelle Excel-Datei oder einen dokumentierten Datenexport verarbeiten. Falls das Altsystem zwingend XLS verlangt, legen Sie eine gesonderte Exportkopie an und planen Sie eine nachvollziehbare Aufteilung. Berücksichtigen Sie, dass Formeln, zusammenhängende Datensätze und Verweise über Blattgrenzen hinweg ihre Bedeutung behalten müssen. Ein willkürliches Abschneiden der letzten Zeilen ist keine vollständige Datenübertragung.
Export gegen den vollständigen Bestand kontrollieren
Öffnen Sie die erzeugte Datei erneut und vergleichen Sie Datensatzanzahl, erste und letzte Kennungen sowie wichtige Kontrollsummen mit dem Original. Lesen Sie auch andere Meldungen der Kompatibilitätsprüfung, etwa zu Formeln oder Formatierungen. Ein erfolgreicher Speichervorgang bestätigt nicht, dass jeder aktuelle Excel-Bestandteil im älteren Format erhalten bleibt. Dokumentieren Sie bei einer Aufteilung eindeutig, welche Datei welchen Bereich enthält. Falls die Originaldatei bereits überschrieben wurde, prüfen Sie eine frühere Version oder eine unabhängige Sicherung. Speichern Sie eine abgeschnittene Fassung nicht nochmals über weitere vorhandene Originale.
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Quellen geprüft: 06.11.2026.
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Hat XLSX ebenfalls eine Zeilengrenze?
Ja. XLSX erlaubt pro Blatt 1.048.576 Zeilen. Für noch größere Bestände ist ein geeigneter Datenimport- oder Auswertungsweg nötig.
Reicht Speichern unter mit anderem Namen?
Es schützt das Original, verhindert aber nicht die Grenzen des gewählten Exportformats. Das Ergebnis muss zusätzlich geprüft werden.
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