Google Docs: Zu viele E-Mails zu Kommentaren und Änderungen

Öffnen Sie eine der Benachrichtigungen und prüfen Sie, zu welchem Dokument sie gehört. Wenn mehrere Dateien parallel bearbeitet werden, kann eine Einstellung in nur einer Datei die übrigen Meldungen nicht stoppen. Achten Sie außerdem darauf, ob die E-Mail einen Kommentar, eine direkte Erwähnung oder eine Änderung am Text meldet. Löschen Sie nicht die eigentlichen Kommentare oder entfernen Sie nicht sofort die Freigabe, wenn lediglich die Menge der Benachrichtigungen stört. Das würde die Zusammenarbeit verändern, statt nur den persönlichen Nachrichtenfluss anzupassen.

Öffnen Sie das betreffende Dokument und wählen Sie Tools beziehungsweise Extras und Benachrichtigungseinstellungen. Alternativ gelangen Sie über den Kommentarverlauf oben rechts zu diesen Einstellungen. Unter Kommentare können Sie alle Kommentare, nur Kommentare für Sie oder keine auswählen. Die mittlere Option berücksichtigt direkte Erwähnungen und Gesprächsverläufe, an denen Sie beteiligt sind. Wählen Sie Keine nur bewusst, wenn Sie auch solche Hinweise künftig eigenständig im Dokument nachsehen möchten. Die Einstellung gilt für diese Datei und nicht automatisch für alle Dokumente Ihres Kontos.

Prüfen Sie im selben Dialog den Bereich für Bearbeitungen. Benachrichtigungen über hinzugefügten oder entfernten Inhalt sind von den Kommentarhinweisen getrennt. Lassen Sie nur die Art eingeschaltet, die Sie tatsächlich benötigen. Kontrollieren Sie bei der nächsten abgestimmten Bearbeitung, ob noch eine unerwünschte Meldung kommt und ob sie möglicherweise aus einer anderen Datei stammt. Bei umfangreichen Änderungen kann eine Benachrichtigungs-E-Mail außerdem unvollständig sein. Nutzen Sie für die fachliche Prüfung den tatsächlichen Dokumentstand beziehungsweise Versionsverlauf und behandeln Sie eine ausbleibende E-Mail nicht als Beweis, dass niemand etwas geändert hat.