Writer: Änderungen ausblenden oder endgültig annehmen

Farbige Einfügungen, durchgestrichener Text oder Markierungen am Rand können aus der Änderungsverfolgung stammen. Das Ausblenden dieser Markierungen entfernt die gespeicherten Änderungen nicht automatisch. Prüfen Sie deshalb zuerst, ob das Dokument nur angenehmer gelesen oder wirklich abschließend bereinigt werden soll. Speichern Sie vor einer endgültigen Übernahme eine separate Arbeitskopie. Bei gemeinsam bearbeiteten Verträgen oder Abstimmungen muss außerdem klar sein, wer Änderungen freigeben darf. Eine optisch saubere Ansicht ist kein Beweis dafür, dass alle Vorschläge bereits beschlossen wurden.

Öffnen Sie Bearbeiten und Änderungen verfolgen. Aktivieren Sie die Anzeige der Änderungen, damit Einfügungen und Löschungen nachvollziehbar werden. Navigieren Sie mit den vorgesehenen Befehlen zur nächsten oder vorherigen Änderung oder öffnen Sie die Verwaltung der Änderungen. Prüfen Sie den betroffenen Satz im Zusammenhang. Eine einzelne Löschung kann die Bedeutung eines ganzen Absatzes verändern. Kommentare sind ein eigener Bestandteil und sollten ebenfalls gelesen werden. Das Ausschalten der Aufzeichnung verhindert nur weitere protokollierte Änderungen und erledigt nicht automatisch die bereits vorhandenen Vorschläge.

Nehmen Sie eine Änderung nur an, wenn der neue Inhalt tatsächlich gelten soll. Verwerfen bedeutet dagegen, den betreffenden Vorschlag nicht zu übernehmen. Beginnen Sie mit einzelnen Änderungen und kontrollieren Sie das Ergebnis direkt im Text. Alle annehmen oder Alle verwerfen ist nur sinnvoll, wenn die gesamte Liste bereits fachlich geprüft wurde. Bei geschützter Änderungsverfolgung benötigen Sie die vorgesehene Berechtigung beziehungsweise das Kennwort. Umgehen Sie diese Einschränkung nicht durch Konvertieren oder Kopieren in ein anderes Format, sondern klären Sie die Freigabe mit der verantwortlichen Person.

Prüfen Sie nach der Bearbeitung erneut die Änderungsliste und die sichtbare Dokumentfassung. Kontrollieren Sie auch Kommentare, Kopfzeilen und Fußnoten, wenn diese Bestandteil der Abstimmung waren. Speichern Sie eine eindeutig benannte finale Fassung getrennt von der nachvollziehbaren Arbeitsversion. Öffnen Sie sie erneut und prüfen Sie gegebenenfalls zusätzlich den PDF-Export. Ein PDF kann eine gewünschte Ansicht zeigen, ersetzt aber nicht die Prüfung der editierbaren Datei, falls diese ebenfalls weitergegeben wird. Dokumentieren Sie, welche Fassung freigegeben ist, damit später niemand eine ältere Version als endgültig verwendet.