Writer-Serienbrief zeigt falsche Adressfelder

Wenn im Serienbrief die Postleitzahl an der Stelle des Orts erscheint oder Felder leer bleiben, stoppen Sie zunächst die Ausgabe. Prüfen Sie die tatsächlich verbundene Adressliste und deren Tabellenblatt. Eine ähnlich benannte alte Datei kann eine andere Spaltenstruktur haben. Öffnen Sie eine Arbeitskopie der Vorlage und kontrollieren Sie einige Datensätze in der Quelle. Überschriften sollten eindeutig sein, etwa Vorname, Nachname, Straße und Ort. Persönliche Adressdaten dürfen dabei nicht versehentlich in eine öffentliche Testdatei kopiert werden.

Öffnen Sie den Serienbrief-Assistenten und den Schritt für die Adressen. Wählen Sie die richtige Adressliste beziehungsweise eine andere Liste aus, falls die Vorlage auf die falsche Quelle zeigt. Prüfen Sie anschließend die Zuordnung der Adressbestandteile zu den Spaltenüberschriften. Ein korrekt benannter Platzhalter allein garantiert nicht, dass er auf die richtige Spalte zugreift. Ordnen Sie jedes benötigte Element ausdrücklich zu. Wenn der Assistent nicht fortfahren lässt, kontrollieren Sie fehlende Zuordnungen, statt Pflichtfelder mit beliebigen Inhalten zu füllen.

Blättern Sie in der Vorschau durch mehrere Empfänger. Prüfen Sie einen normalen Datensatz, einen mit leerem Zusatzfeld und gegebenenfalls einen mit langem Firmennamen oder ausländischer Anschrift. Leere Zeilen sollten passend behandelt werden, ohne wichtige Bestandteile auszublenden. Ändern Sie eine aktuell verwendete Calc-Datenquelle nicht nebenbei und erwarten sofort eine aktualisierte Serienbriefvorschau: LibreOffice weist darauf hin, dass solche Änderungen im laufenden Vorgang nicht sichtbar sein können. Speichern und schließen Sie die Quelle sauber und laden beziehungsweise wählen Sie sie anschließend bewusst neu.

Erzeugen Sie zuerst eine kleine geprüfte Ausgabe als Dokument oder PDF statt sofort alle Briefe zu drucken oder E-Mails zu versenden. Kontrollieren Sie Namen, Anrede, Adresse und Seitenwechsel bei mehreren Empfängern. Achten Sie darauf, dass kein Datensatz Inhalte des vorherigen Empfängers übernimmt. Erst nach dieser Prüfung sollte die vollständige Ausgabe vorbereitet werden. Bewahren Sie die verwendete Datenquelle und die passende Vorlage nachvollziehbar auf. Wenn Filter aktiv sind, dokumentieren Sie die Auswahl, damit die Anzahl der ausgegebenen Briefe zur tatsächlich vorgesehenen Empfängergruppe passt.