PowerPoint: Verknüpfte Excel-Daten sind veraltet

Klicken Sie das Diagramm auf der Folie an und prüfen Sie die verfügbaren Bearbeitungsfunktionen. Ein eingefügtes Bild besitzt keine automatische Verbindung zu Excel. Ein eingebettetes Diagramm kann eine eigene Datenkopie enthalten, während ein verknüpftes Diagramm auf eine externe Datei verweist. Speichern Sie eine Kopie der Präsentation und notieren Sie die erwartete Quelldatei. Prüfen Sie zuerst diese Einfügeart, bevor Sie wiederholt dieselben Zahlen in Excel ändern und eine Aktualisierung an der falschen Stelle erwarten.

Öffnen Sie die tatsächlich verknüpfte Excel-Datei und kontrollieren Sie einen bekannten geänderten Wert. Achten Sie auf ähnlich benannte Kopien in unterschiedlichen Ordnern. Speichern Sie die Quelle nach der Prüfung. Wenn sie verschoben oder umbenannt wurde, kann die Präsentation weiterhin auf den alten Pfad zeigen. Ändern Sie die Verknüpfung nur auf eine verifizierte passende Datei. Eine beliebige Arbeitsmappe mit gleichem Namen kann einen anderen Datenstand oder eine abweichende Tabellenstruktur besitzen.

Verwenden Sie in PowerPoint die angebotene Aktualisierung für das verknüpfte Diagramm beziehungsweise die Dateiverknüpfung. Prüfen Sie Meldungen über fehlende Quellen oder Berechtigungen. Aktivieren Sie externe Inhalte nicht pauschal für unbekannte Präsentationen. Bei einer vertrauenswürdigen eigenen Datei kontrollieren Sie anschließend den bekannten Testwert sowie die Beschriftungen. Wenn neue Zeilen fehlen, kann zusätzlich der Diagrammdatenbereich in Excel zu klein sein. Eine erfolgreiche Verbindung allein bedeutet nicht, dass jede neu ergänzte Quellzeile bereits zum Diagramm gehört.

Entscheiden Sie vor der Weitergabe, ob Empfänger weiterhin aktualisierbare Daten oder einen festen geprüften Stand benötigen. Das Aufheben einer Verknüpfung beendet künftige Aktualisierungen und sollte deshalb nur bewusst erfolgen. Prüfen Sie außerdem, ob eingebettete oder verknüpfte Daten vertrauliche Informationen enthalten, die auf der Folie selbst nicht sichtbar sind. Testen Sie die gespeicherte Datei am vorgesehenen Ort. Dokumentieren Sie Quelle und Datenstand, damit spätere Bearbeiter nicht versehentlich eine ältere Präsentationskopie mit aktuellen Kennzahlen verwechseln.