SharePoint: Listenansicht überschreitet den Schwellenwert

Eine Meldung zum Schwellenwert der Listenansicht bedeutet nicht, dass eine SharePoint-Liste insgesamt nur 5.000 Einträge speichern darf. Problematisch ist die Verarbeitung einer zu großen Datenmenge durch eine Ansicht oder Abfrage. Notieren Sie, welche Ansicht und welcher Filter die Meldung auslösen. Prüfen Sie, ob eine andere bereits eingerichtete eingeschränkte Ansicht funktioniert. Löschen Sie keine alten Geschäftsdaten allein aufgrund dieser Fehlermeldung. Eine passende Abfragestruktur kann den Zugriff ermöglichen, ohne den gesamten Datenbestand zu entfernen.

Wählen Sie eine Spalte, die den benötigten Ausschnitt fachlich sinnvoll begrenzt, etwa einen Projektstatus oder einen klaren Zeitraum. Der Bibliotheks- beziehungsweise Listenverantwortliche kann unter Einstellungen, Listeneinstellungen oder Bibliothekseinstellungen, und Indizierte Spalten einen geeigneten Index prüfen oder anlegen. Erstellen Sie anschließend eine Ansicht, deren Filter diesen Index verwendet und tatsächlich einen ausreichend kleinen Teilbestand erfasst. Ein Filter, der nahezu alle Einträge zurückliefert, löst das Problem nicht. Auch eine niedrig eingestellte Zahl sichtbarer Zeilen pro Seite ersetzt keinen wirksamen Filter auf der zugrunde liegenden Abfrage.

Testen Sie die neue Ansicht mit den erwarteten Einträgen und prüfen Sie, ob wichtige aktuelle Datensätze enthalten sind. Vermeiden Sie unnötig komplexe Gruppierungen und Sortierungen, wenn diese die Abfrage zusätzlich erschweren. Stimmen Sie Indexänderungen bei sehr großen Listen mit dem zuständigen Administrator ab; Möglichkeiten unterscheiden sich zwischen SharePoint Online und lokalen Serverversionen. In SharePoint Online ist das bloße Hochsetzen des Schwellenwerts keine normale Benutzerlösung. Dokumentieren Sie den Zweck der Ansicht und den verwendeten Filter, damit sie bei wachsender Datenmenge rechtzeitig angepasst werden kann.