Word druckt unerwünschte Kommentare

Öffnen Sie die betroffene Datei und wechseln Sie zu Datei und Drucken. Prüfen Sie, ob bereits die Vorschau Kommentare, Streichungen oder einen ungewöhnlich breiten rechten Rand zeigt. Dann liegt die Ursache wahrscheinlich in der Dokumentausgabe und nicht im Papiertransport des Druckers. Merken Sie sich die betroffene Seite. Ein einzelner Testausdruck reicht zunächst; starten Sie nicht mehrfach den gesamten langen Bericht.

Öffnen Sie in den Druckeinstellungen das Menü für die zu druckenden Seiten. Kontrollieren Sie dort die Option zum Drucken von Markup und schalten Sie sie für eine saubere Lesefassung aus. Je nach Word-Version unterscheiden sich die Beschriftungen etwas. Betrachten Sie danach die Vorschau erneut. Kommentare und Änderungsmarkierungen sollten nicht länger die Ausgabe beeinflussen. Die Kommentare in der bearbeitbaren Datei bleiben durch diese Druckeinstellung erhalten.

Ein Ausdruck ohne Markierungen bedeutet nicht, dass alle vorgeschlagenen Änderungen fachlich freigegeben wurden. Klären Sie vor einer verbindlichen Übergabe, ob die dargestellte Textfassung wirklich gelten soll. Soll außerdem die bearbeitbare Datei weitergegeben werden, kontrollieren Sie deren Überarbeitungen und Kommentare separat. Das Unterdrücken im Ausdruck ist kein Schutz davor, dass ein Empfänger in der Word-Datei die gespeicherten Hinweise wieder sichtbar macht.

Erzeugen Sie eine PDF-Kopie und öffnen Sie diese außerhalb von Word. Kontrollieren Sie Randbreite, Seitenzahl und die ursprünglich kommentierte Stelle. Sind dort noch Anmerkungen zu sehen, prüfen Sie auch die Optionen des verwendeten PDF-Exports: Die Ausgabe eines Dokuments mit Markups kann separat auswählbar sein. Vergleichen Sie nicht nur das Vorschaubild der ersten Seite. Speichern Sie die geprüfte Ausgabe unter einem klar unterscheidbaren Namen.

Ist die PDF-Datei sauber, der Papierausdruck aber weiterhin falsch, drucken Sie genau diese geprüfte PDF als Test. Dadurch trennen Sie Word-Einstellungen von einem nachfolgenden Druckproblem. Notieren Sie Word-Version, gewählten Drucker und ob die Vorschau den Fehler bereits zeigt. Fuchsiger kann mit diesen Angaben gezielt unterstützen. Eine vertrauliche kommentierte Originalfassung sollten Sie nicht ungeschützt an fremde Hilfsdienste hochladen.