Excel: Duplikate sicher prüfen

Zwei gleiche Namen bedeuten nicht automatisch denselben Kunden. Ebenso können zwei Rechnungszeilen mit gleichem Betrag unterschiedliche Vorgänge darstellen. Legen Sie vor einer Bereinigung fest, welche Spalten gemeinsam einen Datensatz eindeutig bestimmen. Das kann beispielsweise eine verlässliche Vorgangsnummer sein. Speichern Sie eine unveränderte Kopie der Arbeitsmappe und notieren Sie die bisherige Zeilenzahl. Eine technische Dublettenfunktion kann nur die ausgewählten Inhalte vergleichen, nicht deren geschäftliche Bedeutung beurteilen.

Nutzen Sie zunächst eine Markierung doppelter Werte, wenn Sie einzelne Spalten untersuchen möchten. Sehen Sie sich mehrere Treffer einschließlich ihrer Nachbarspalten an. Prüfen Sie Schreibweisen, zusätzliche Leerzeichen und absichtlich wiederholte Einträge. Eine Markierung in einer Namensspalte ist noch keine vollständige Dublettenprüfung ganzer Zeilen. Erstellen Sie bei Bedarf eine kleine Testkopie mit bekannten Beispielen. So sehen Sie vor einer Löschung, welche Merkmalskombination die tatsächlich unerwünschten Wiederholungen erfasst.

Wählen Sie den vollständigen zusammengehörenden Tabellenbereich und rufen Sie unter Daten die Funktion zum Entfernen von Duplikaten auf. Prüfen Sie, ob Überschriften vorhanden sind, und wählen Sie bewusst die Vergleichsspalten. Beachten Sie, dass die Funktion doppelte Datensätze entfernt und nicht nur unsichtbar macht. Ein zu enger Vergleich kann unterschiedliche Vorgänge zusammenfallen lassen. Bestätigen Sie die Bereinigung deshalb zunächst ausschließlich in der Arbeitskopie und vergleichen Sie die gemeldete Anzahl mit Ihrer Erwartung.

Prüfen Sie nach der Bereinigung mehrere bekannte Einzelvorgänge, Gesamtsummen und die verbliebene Zeilenzahl. Achten Sie besonders auf Datensätze, die ähnlich aussehen, aber unterschiedliche Nummern oder Zeitpunkte besitzen. Bei Abweichungen stellen Sie die unveränderte Kopie wieder bereit und korrigieren die Auswahlkriterien. Fuchsiger hilft beim nachvollziehbaren Aufbau einer Dublettenprüfung. Nützlich sind die fachliche Definition eines Datensatzes und anonymisierte Beispiele. Vertrauliche Kundenlisten müssen für die erste Planung nicht an einen öffentlichen Bereinigungsdienst übertragen werden.