Microsoft Forms: Ergebnislink zurückziehen

Ein Link zum Ausfüllen eines Formulars ist etwas anderes als ein Link zur Ergebniszusammenfassung. Wenn zu viele Personen Ergebnisse sehen können, suchen Sie zunächst den tatsächlich verbreiteten Zusammenfassungslink. Eine nachträgliche Beschränkung, wer am Formular teilnehmen darf, macht einen bereits vorhandenen Ergebnislink nicht automatisch unzugänglich. Prüfen Sie, welche Antworten darin sichtbar sind, besonders Freitext mit personenbezogenen Angaben. Löschen Sie nicht vorschnell das gesamte Formular: Damit würden Sie eine andere und deutlich weitergehende Änderung vornehmen.

Öffnen Sie das Formular und die Antwortübersicht. Gehen Sie über Weitere Optionen zu Zusammenfassungslink freigeben und wählen Sie Link entfernen. Dadurch wird dieser Ergebnislink dauerhaft ungültig; dieselbe Adresse lässt sich nicht einfach wieder aktivieren. Kontrollieren Sie anschließend den alten Link aus einer geeigneten externen Testansicht, ohne vertrauliche Daten weiterzuverbreiten. Wenn später erneut eine Zusammenfassung geteilt werden soll, entsteht ein neuer Link. Beachten Sie dabei, dass auch dieser von Personen verwendet werden kann, die ihn weitergereicht bekommen.

Das Entfernen des Links holt keine bereits heruntergeladenen Excel-Dateien, Bildschirmfotos oder per E-Mail versandten Zusammenfassungen zurück. Prüfen Sie deshalb zusätzlich, wo Ergebnisse weitergegeben wurden und welche internen Schritte nötig sind. Für einen begrenzten Empfängerkreis kann eine bewusst freigegebene, bereinigte Auswertung passender sein als ein allgemein weiterleitbarer Zusammenfassungslink. Dokumentieren Sie den entfernten Link und den Zeitpunkt der Änderung, ohne ihn erneut öffentlich zu posten. Kontrollieren Sie, dass der normale Antwortlink weiterhin wie vorgesehen funktioniert, wenn die Erhebung fortgesetzt werden soll.