Outlook: AutoArchivierung fehlt in den Einstellungen

Ein Klick auf Archivieren verschiebt eine Nachricht normalerweise in den Archivordner des Postfachs. Die klassische AutoArchivierung arbeitet dagegen mit altersabhängigen Regeln und kann Elemente in eine lokale PST-Datei verschieben. Ein vom Unternehmen bereitgestelltes Onlinearchiv ist wiederum ein eigener serverseitiger Speicherbereich. Wenn Sie eine dieser Funktionen suchen, hilft die Einstellung einer anderen nicht weiter. Notieren Sie deshalb zuerst, ob Sie lediglich den Posteingang aufräumen, Speicher im Postfach freigeben oder eine bestehende lokale Archivdatei weiterverwenden möchten.

Die klassische AutoArchivierung ist im neuen Outlook für Windows nicht verfügbar. Im klassischen Outlook öffnen Sie Datei, Optionen und Erweitert. Im Abschnitt AutoArchivierung finden Sie die Einstellungen, sofern die Funktion für Ihre Konfiguration bereitsteht. Für einzelne Ordner lassen sich über deren Eigenschaften eigene AutoArchivierungsregeln prüfen. Fehlt die Funktion trotz klassischem Outlook, kann eine Exchange- oder Unternehmenskonfiguration mit Aufbewahrungsrichtlinien maßgeblich sein. Lassen Sie dies von der zuständigen Administration prüfen, statt zusätzliche Registry-Einträge aus beliebigen Anleitungen zu setzen.

Kontrollieren Sie insbesondere den Zeitraum und die Auswahl zwischen Verschieben und endgültigem Löschen alter Elemente. Wählen Sie keine Löschoption, wenn Sie eigentlich nur archivieren möchten. Eine lokale PST gehört in Ihre Datensicherung; sie ist nicht automatisch auf allen Geräten vorhanden. Verschieben Sie geschäftliche Nachrichten nicht eigenmächtig aus einem verwalteten Postfach in private Dateien. Wenn ein Onlinearchiv vorgesehen ist, lassen Sie dessen Bereitstellung und Aufbewahrung klären. Eine aktivierte AutoArchivierung ersetzt weder eine Sicherung noch die Kontrolle, ob wichtige Nachrichten später wieder geöffnet werden können.