SharePoint-Liste: Spaltentyp sicher ändern

Wenn Zahlen in einer SharePoint-Liste wie 1, 11, 2 sortiert werden, kann die Spalte als Text eingerichtet sein. Eine Umstellung auf Zahl ist aber nur sinnvoll, wenn die Werte fachlich tatsächlich Zahlen sind. Postleitzahlen, Telefonnummern und Artikelkennungen können führende Nullen oder Buchstaben enthalten und gehören häufig in Textspalten. Prüfen Sie mehrere vorhandene Werte, nicht nur die ersten Zeilen. Microsoft warnt ausdrücklich davor, dass beim Ändern eines Spaltentyps vorhandene Daten verloren gehen können.

Erstellen Sie vor einer Änderung eine überprüfbare Sicherung beziehungsweise einen Export der vorhandenen Werte mit eindeutiger Elementkennung. Beachten Sie, dass ein einfacher Excel-Export nicht sämtliche Berechtigungen, Versionen oder Anhänge sichert. Prüfen Sie außerdem Formeln, Ansichten und automatisierte Abläufe, die die Spalte verwenden. Öffnen Sie in der modernen Liste die Spaltenüberschrift und wählen Sie Spalteneinstellungen sowie Bearbeiten. Kontrollieren Sie den angebotenen Typ. Nicht jede Typumstellung ist verfügbar oder sinnvoll; erzwingen Sie sie nicht durch Löschen und Neuanlegen einer produktiv verwendeten Spalte.

Bei riskanten gemischten Daten ist eine neue passend typisierte Spalte mit kontrollierter Übernahme oft nachvollziehbarer als eine direkte Umwandlung. Testen Sie leere Werte, Sonderzeichen, Dezimalwerte und führende Nullen. Vergleichen Sie die übernommenen Werte anhand der Elementkennung und prüfen Sie Sortierung sowie Berechnungen. Lassen Sie die alte Spalte zunächst bestehen, bis alle benötigten Inhalte und abhängigen Abläufe kontrolliert wurden. Wenn die direkte Umstellung nach dieser Prüfung geeignet ist, speichern Sie sie bewusst und kontrollieren Sie danach mehrere reale Datensätze. Eine optisch bessere Sortierung allein bestätigt noch keine verlustfreie Datenübernahme.