Teams: Organisator einer Terminserie wechseln

Wenn die bisher organisierende Person das Team verlässt, lässt sich ihre Teams-Organisatorrolle nicht einfach wie eine Teilnehmerrolle umstellen. Mitorganisatoren können viele Aufgaben übernehmen, werden dadurch aber nicht Eigentümer des Termins. Auch neuere Outlook-Funktionen zum Organisatorwechsel unterstützen laut aktueller Dokumentation Onlinebesprechungen noch nicht allgemein. Prüfen Sie deshalb die tatsächlich angebotene Funktion für genau diese Teams-Serie und verlassen Sie sich nicht auf eine Anleitung für einen reinen Präsenztermin. Notieren Sie Wiederholungsrhythmus, Teilnehmer und bereits geänderte Einzeltermine.

Für eine vorübergehende Vertretung fügt der bisherige Organisator berechtigte Mitorganisatoren über die Besprechungsoptionen unter Rollen hinzu. Für eine dauerhafte Übergabe erstellt die neue verantwortliche Person in der Regel eine neue Terminserie mit eigenem Teams-Link. Kontrollieren Sie dabei Zeitzone, Enddatum, Ausnahmen, Einladungsverteiler und Rollen. Kopieren Sie nicht einfach den alten Besprechungslink in die neue Einladung, sonst bleibt die technische Zuordnung zur alten Besprechung bestehen. Stimmen Sie den Wechseltermin mit allen Beteiligten ab, bevor die alte Serie beendet wird.

Lassen Sie den bisherigen Organisator die künftig nicht mehr benötigten Termine gezielt absagen beziehungsweise die Serie passend beenden. Erhalten Sie vergangene Termine und benötigte Unterlagen nach dem vorgesehenen Ablauf. Prüfen Sie anschließend bei einem Teilnehmer, dass keine doppelten künftigen Einträge bestehen und der neue Link zur richtigen Besprechung führt. Alter Chatverlauf, Aufzeichnungen und Dateifreigaben wechseln nicht automatisch mit einer neu erstellten Serie. Sichern beziehungsweise teilen Sie benötigte Informationen deshalb ausdrücklich. Ist das alte Konto bereits deaktiviert, gehört die Bereinigung in die Hände der zuständigen Microsoft-365-Administration.