Word: Tabelle in Text umwandeln ohne Spaltenverlust

Wenn eine Word-Tabelle als normale Textliste benötigt wird, sollen ihre Spalten meist durch Tabulatoren oder ein anderes eindeutiges Zeichen getrennt werden. Entscheiden Sie vorab, welches Zielprogramm den Text lesen soll. Ein Komma eignet sich schlecht als Trenner, wenn es bereits häufig in Adressen oder Dezimalzahlen vorkommt. Speichern Sie eine Kopie der Tabelle. Schalten Sie Start, Alle anzeigen ein und prüfen Sie, ob einzelne Zellen zusätzliche Absätze oder Tabulatoren enthalten. Solche Zeichen können die spätere Interpretation als Zeilen und Spalten beeinflussen.

Markieren Sie die betreffende Tabelle vollständig. Öffnen Sie die kontextabhängige Registerkarte Tabellenlayout beziehungsweise Layout unter Tabellentools. Wählen Sie In Text konvertieren. Legen Sie im Dialog fest, wodurch die Spalteninhalte getrennt werden sollen, beispielsweise Tabstopps. Bestätigen Sie und kontrollieren Sie unmittelbar die erste und letzte Datenzeile. Die Tabellenstruktur und Rahmen verschwinden; die Inhalte sollten in der vorgesehenen Reihenfolge erhalten bleiben. Wenn das Ergebnis unübersichtlich ist, machen Sie den Schritt rückgängig und wählen einen geeigneteren Trenner, statt den Text manuell zusammenzuschieben.

Prüfen Sie Zellen mit mehreren Absätzen, verbundenen Bereichen und leeren Inhalten besonders sorgfältig. Ein einfacher Textstrom bildet eine komplexe Tabelle nicht immer eindeutig ab. Für einen späteren Import in eine Tabellenkalkulation können saubere Datensätze mit einer Zeile pro Eintrag erforderlich sein. Vergleichen Sie daher Anzahl und Inhalt der Datensätze mit der ursprünglichen Tabelle. Entfernen Sie zusätzliche Umbrüche nur, wenn sie fachlich tatsächlich überflüssig sind. Bewahren Sie die Ausgangskopie auf, bis das Zielprogramm die Daten korrekt übernommen hat. Die bloße sichtbare Ausrichtung im Text ist kein ausreichender Nachweis, dass Spaltenzuordnungen erhalten geblieben sind.